HR Operations Specialist

Зарплата: $600–$1000

Role summary:
HR Operations Specialist відповідає за повний операційний супровід життєвого циклу співробітника в компанії від онбордингу до офбордингу, включаючи кадровий облік, відпустки, компенсації, аналітику, взаємодію з фінансами, IT, менеджерами та зовнішніми партнерами, а також розвиток і оптимізацію HR-процесів із використанням сучасних цифрових та AI-інструментів.
Роль є критичною для безперебійної роботи компанії, відповідності законодавству (включно з Дія.City) та утримання ключових спеціалістів в умовах воєнного часу, поєднуючи високу операційну точність із поступовим переходом до AI-enabled HR Operations.

Key responsibilities:
1. Onboarding & Employee Lifecycle Management
Повний супровід процесу онбордингу співробітників та фрілансерів
Комунікація з кандидатами та збір персональних і контрактних документів
Створення та підтримка карток співробітників у Jira (як HR-бази)
Внесення даних у HR-системи (A5), фінансові та аналітичні файли
Організація доступів, корпоративної пошти, техніки
Проведення онбординг-сесій для фрілансерів
2. HR Administration & Data Management
Ведення та актуалізація:HR-даних у Jira, A5, Excel
бази CV в Confluence
серверного архіву персональних документів

Підтримка актуальності ставок, рейтів, форматів співпраці
Звірка даних між системами (HR, Finance, Power BI)
3. Time Off, Sick Leave & Benefits Administration
Консультація співробітників щодо:відпусток, лікарняних, залишків і «згорання» днів

Оформлення відпусток та лікарняних у HR-системах
Ведення обліку відсутностей Excel для фінансів
Адміністрування програм медичного страхування:підключення / відключення
комунікація зі страховою
компенсації через фінансовий відділ

4. Offboarding & Transitions
Ініціація та контроль процесів звільнення / переведення на фріланс
Створення обхідних листів (Scriptum)
Контроль повернення техніки
Координація фінальних розрахунків
5. HR Analytics & Reporting
Підготовка щомісячних та квартальних HR-звітів:прийняті / звільнені
структура персоналу (employee / FOP / freelance)

Підтримка джерел даних для Power BI
6. Payroll & Finance Coordination
Підготовка даних для нарахування заробітної плати
Формування табелів робочого часу
Комунікація у випадках затримки виплат
Контроль відповідності вимогам Дія.City (середня ЗП, звітність)
7. Legal, Compliance & Diia.City
Підготовка наказів, штатних розписів, кадрових документів
Квартальна та щомісячна звітність для резидентів Дія.City
8. Mobilization & Reservation (Critical Area)
Повний супровід процесів бронювання співробітників
Комунікація з консорціумом та зовнішніми партнерами
Консультації щодо мобілізації, податків, формату виплат
Емоційна підтримка співробітників у високочутливих ситуаціях
Координація з фінансами та юридичними консультантами
9. Stakeholder Interaction
Щоденна взаємодія з:співробітниками
менеджерами
фінансовим відділом
IT / системною інтеграцією
страховими та зовнішніми партнерами

Реакція на термінові бізнес-запити (тендери, сертифікати, CV)
10. AI-enabled HR Operations
Використання AI-інструментів для оптимізації та автоматизації HR-операційних процесів
Застосування AI для підготовки HR-звітності, аналітичних зведень та роботи з даними
Участь у впровадженні AI-рішень у HR-функцію (AI-асистенти, внутрішні боти, автоматизація workflow)

Required skills & competencies:
Hard Skills
Глибоке розуміння HR-операцій та кадрового обліку
Досвід роботи з HRIS, Excel, Google Sheets, Jira, Confluence
Знання трудового законодавства України, Дія.City
Висока точність роботи з даними та документами
Soft Skills
Високий рівень відповідальності та системності
Сильні комунікаційні та координаційні навички
Емоційна стійкість та емпатія
Здатність працювати з великою кількістю паралельних задач
Вміння працювати в умовах невизначеності та терміновості

What we offer:
Гнучкий графік
Стабільність
Юридична підтримка
Сплачувана відпустка та лікарняний