Зворотній зв’язок – основний двигун персонального та професійного розвитку. Але від цього давати його не легше. На шляху стають емоції, неясні цілі і навіть неправильні слова.

Та все ж як керівник, ви просто зобов’язані допомагати своїм підлеглим ставати краще. Фідбек – буквально вікно у майбутнє, якщо його побудувати правильно. Адже через нього ми показуємо не тільки вдалий чи неправильно вибраний курс, але й що можна зробити, щоб успішно досягти поставленої мети.

Крім того, ми насправді всі хочемо чути похвалу, а часом навіть і справедливу критику – бо це наші орієнтири. Так ми бачимо ситуацію з іншого боку та справді вчимося. Тоді чому інколи ми неадекватно реагуємо на зворотній зв’язок?

Основна причина одна. З неймовірно давніх часів, ще коли ми бігали за своїм обідом, ми звикли захищатися від потенційної загрози. Це абсолютно нормальна інстинктивна реакція, навіть якщо загрозливими здаються слова, і навіть якщо вони зовсім не про шкоду здоров’ю. Ми зазвичай боремося проти фідбеку, бо він кидає виклик нашій самооцінці та базовому бажанню бути в безпеці.

Щоб обійти захисні механізми, сьогодні обговоримо правила відгуку про поведінку своїх колег. Які, до речі, працюють і для виважених розмов з рідними.

1)   Пам’ятайте про вразливу позицію співрозмовника та думайте про ціль заздалегідь.

Тільки якщо ви можете пояснити причину розмови чимось на кшталт «турбота про іншого», «відповідальність», «настанова та менторство», «підтримка та допомога» – сміливо продовжуйте. Серед ваших причин не може бути нічого схожого на «поганий настрій», «самоствердження», «бажання показати нетямущість колеги», «бажання вигородити себе», «спроба догодити третій стороні».

2)  Будьте конкретними, давайте вчасний та інформативний зворотній зв’язок.

Ви маєте навчитися навіть хвалити за щось. Одного «молодець» недостатньо, якщо незрозуміло, за що хтось «молодець». Можна потрапити в пастку, де працівник сам приписує, яку саме його дію зараз похвалили. Або ж не вірить в щирість таких слів. Звичайно, те саме правило працює і для негативного відгуку. Щодо вчасності все досить логічно: чим ближче до дати інциденту/дії ви говорите про них, тим більший ефект отримуєте. Немає ніякого сенсу через півроку згадати про те, яка у Васі була детальна доповідь на отому зібранні. Вася хоче почути про це поки ще сам пам’ятає, про яку доповідь мова. Ну, і звичайно інформативність показує, які саме дії будуть корисними для зміни курсу або підтримки правильного вибору.

3)  Пам’ятайте: ефективний фідбек завжди диктується поставленою метою.

Якщо ви не можете прив’язати свій коментар до цілі певного працівника, гарно подумайте. Адже через зворотній зв’язок ви даєте напрямок на майбутнє і допомагаєте просуватися вперед. Отримати похвалу за красиві графіки в іксель приємно, але якщо вони не впливають на майбутнє проєкту і тільки займають час, не варто підтримувати зусилля на їх створення.

4)  Фокусуйтеся на майбутньому.

Звичайно, ми розбираємо минулу поведінку, але ще нікому не вдалося змінити минуле. Тому в розмові варто зосередитися на тому, як в схожій ситуації зробити щось по-іншому, як уникнути небажаного результату. Одна з хороших схем тут: запитайте дозволу на коментар; зазначте факти та їх вплив на вас/бізнес і т.ін.; похваліть або скажіть про те, як варто змінити свої дії в майбутньому. Наприклад:

–      Олесь, можу з тобою поговорити про зібрання?

–      Звичайно!

–      Останні декілька разів ти запізнювався на зустрічі, через що іншим колегам довелося змінювати свій розклад. Будь ласка, зосередься на вчасному початку, щоб ми всі могли дотримуватися запланованого розпорядку.

Секрет цього діалогу – ви не звинувачуєте нікого за минулі помилки, ви ділитеся своїми спостереженнями і просите врахувати їх для змін.

5)   А ще ви показуєте проблему тільки в діях, а не в особистості.

Порівняйте: «Ти такий неуважний! Знову пропустив знак у формулі!» і «Зверни увагу, у формулі не вистачає знаку, через що розрахунок буде неправильним. Подумай, як цього можна уникнути в майбутніх звітах». Зовсім різне враження, правда?

6)   Важливо: ви теж можете помилятися.

Саме тому варто не просто говорити, але і слухати. Для розуміння негативного вчинку добре підійдуть питання: «як ти бачиш ситуацію?», «як можна було б по-іншому зробити наступного разу?», «що, на твою думку, спрацювало, а що могло б бути кращим?». Ставлячи такі запитання, ви будете знижувати градус емоційності з обох сторін, адже ви просто міркуєте разом, аналізуєте ситуацію. А ще така побудова фідбеку дає вам більше авторитету в очах працівників; ви стаєте для них справедливим і раціональним керівником.

7)   Ефективний зворотній зв’язок не боїться бути негативним.

Так, говорити про помилки некомфортно, і нам може здатися, що замовчувати промахи буде більш вдалим рішенням, але це не так. Знову ж, справа в орієнтирах. Уявіть, що мова про дитину. Якщо син чи дочка комусь нашкодили, ви ж спробуєте пояснити їм неправильність цієї дії? Бо як інакше вони дізнаються, що так робити не можна? Як не дивно, це саме правило працює і для підлеглих. Вони дорослі – так, але вони можуть мати менше досвіду, нечітко розуміти позицію компанії щодо чогось, або просто не бачити, як їхні дії негативно впливають на інших. І тут ви як керівник-батько (чи мати) спокійно говорите і пояснюєте, як робити не варто.

8)   В той же час, позитивному фідбеку теж завжди має бути місце.

З усіма цими настановами і корегуванням «поганої» поведінки можна зовсім забути про похвалу. А як важливо нам усім її чути час від часу! Напевно, більшість з нас і так знає, коли ми зробили якийсь значний вклад у справу, але це має бути помічено керівником та колегами. Дослідження показують, що високоефективні команди зазвичай діляться позитивним зворотнім зв’язком в 6 разів частіше, ніж звичайні. Нам це здається закономірним: для значної категорії людей визнання їх досягнень є основною мотивацією в роботі. І абсолютно для всіх похвала вивільняє гормони щастя та покращує фізичний і емоційний стан. Головне – пам’ятайте про конкретику.

Сподіваємося, ці поради допоможуть зробити важливі розмови простішими, а атмосферу та роботу в колективі приємнішими. А якщо хочете отримувати більше корисних порад – підписуйтесь на наш Telegram-канал.