Більшість із нас не вивчала в школі нічого, пов’язаного з правильним листуванням, окрім хіба що правил граматики. А зараз знання корпоративного етикету та вміння правильно доносити свою думку через електронний лист – на вагу золота, особливо для віддаленого працівника. Тож доводиться вчитися самим, інколи шляхом неприємних помилок. Ми збираємося поділитися з вами усіма основними правилами по створенню ефективного листа, з якого відразу буде зрозуміла ваша думка/поставлене завдання/звіт по прогресу/відгук на вакансію – обирайте що подобається.

Тож почнемо.

1)   Подумайте над повідомленням та отримувачем.

Ваш лист має починати свій шлях з голови, а не з кінчиків пальців на клавіатурі. Хочете писати ефективно? Враховуйте ціль написання, бажану реакцію та саму суть повідомлення. Якщо ви запитуєте про вакансію, намагаєтеся запропонувати свою кандидатуру та подібне – впевніться, що отримувач зрозуміє, чого ви від нього чекаєте. Взагалі поставте себе на деякий час на місце адресата: яка інформація йому знадобиться для розуміння листа чи відповіді на нього? Надайте йому все необхідне (тільки не перестарайтесь: нічого зайвого!). Важливо також пам’ятати про етикет, адже зазвичай в корпоративних електронних листах не прийнято використовувати смайлики чи сленг.

2)   Вказуйте правильно тему.

Забудьте про розмиті формулювання типу «привіт», «питання», «робота» чи взагалі повідомлення без теми. Такі листи зазвичай одразу відправляються в спам або ігноруються. Якщо пишете потенційному роботодавцю, вкажіть в цьому полі назву вакансії; для листа колезі оберіть коротку містку фразу для опису питання. В такому разі буде набагато простіше шукати переписку в електронній скриньці та виділити серед групи схожих тем.

3)   Правильно звертайтесь до адресата.

Якщо ви знаєте ім’я, але особисто не знайомі з отримувачем, краще за все використовувати повне ім’я або ім’я та по-батькові, якщо воно вам відоме. Для звернення підійдуть ввічливі фрази на кшталт «Шановний Ярославе», «Пані Марино» та інші. Ви також можете на початку листа помістити звичайне привітання: «Доброго ранку, Наталю!», «Добрий день, Олександре Миколайовичу!». Зверніть увагу, що за українським правописом звернення по імені або посаді («пане депутате») передбачає використання кличного відмінку. Якщо не впевнені, як саме змінюється ім’я в цьому відмінку, скористайтеся перевіркою онлайн-ресурсами. В разі, коли ви не знаєте імені одержувача, краще почніть з простого привітання. До речі, за корпоративним етикетом «Добрий день!» насправді можна писати в будь-який час доби, тому що це привітання вважається нейтральним. А от якщо звертаєтесь до колеги і лист не зовсім офіційний, можете використовувати ім’я як при особистій зустрічі (скорочення теж допустимі).

4)   Користуйтеся правилами орфографії та пунктуації.

Як би нам не хотілося бути вищими за це, але при прочитанні тексту ми звертаємо увагу на помилки. І добре, якщо вони незначні; часом граматичні помилки взагалі змінюють сенс написаного. Якщо у власних знаннях ви не впевнені – зараз є багато сервісів онлайн-перевірки невеликих текстів. Один з таких – Language Tool (до речі, там можна вибрати не тільки українську). Радимо також звертати увагу на самі фрази та речення: інколи декілька простих речень замість одного складного наближують розуміння всього листа.

5)   Використовуйте просте форматування.

Не варто прикрашати свої листи яскравими фонами чи грайливим шрифтом. Перш за все, те, що виглядає гармонійно на вашому екрані, може зовсім по-іншому відображатися у отримувача. Крім того, це все-таки бізнес-переписка, і часом значна зміна стандартного форматування може бути сприйнята як несерйозне ставлення до роботи. При копіюванні тексту з інших джерел радимо форматувати його так само, як і решту повідомлення, адже різниця у форматі посеред тексту дуже помітна. Якщо лист довший за декілька речень, не забувайте про абзаци. Зловживати ними не варто, однак додавання нового абзацу для нової думки точно спростить сприйняття. В разі, коли прикріпляєте текстовий документ, краще за все буде в ньому теж притримуватися простого форматування.

6)   Пишіть стисло і структуровано.

Хаотичні повідомлення важко не тільки читати, але й запам’ятовувати. Якщо у вашому листі є якась настанова, інструкція чи пропозиція з декількох частин – використовуйте списки та інші способи виділення ідей. Пам’ятайте і про головне завдання: не варто додавати занадто багато лірики. Притримуйтесь чітких і недвозначних формулювань, щоб бути впевненими, що вас зрозуміють. І найважливіше – не виходьте за тему листа. Для іншого завдання/звіту/пропозиції краще створіть нове повідомлення з новою темою, що відображатиме його суть.

7)   Ще декілька коротких правил електронного етикету.

Не використовуйте Caps Lock – для переписки це означає, що ви кричите на співбесідника (а якщо хочеться саме покричати, тричі подумайте, чи варто це робити в електронному листі). Не забувайте писати все необхідне з великої букви, особливо що стосується імен. Змінюйте колір шрифту з чорного на будь-який інший тільки за абсолютної необхідності. Також важливо вміти правильно використовувати жирний шрифт чи курсив: вони акцентують увагу, тож впевніться, що розставляєте правильні акценти. Якщо спілкуєтесь з відділом компанії, який не має відношення до вашої діяльності (наприклад, ви розробник і пишете у відділ маркетингу), не зловживайте внутрішнім сленгом; він може бути зовсім незрозумілим.

8)   Bідповідайте на всі отримані корпоративні листи впродовж 24 годин.

Мабуть, це варто виділити окремо, оскільки це досить важливе правило, про яке часто забувають. Якщо розумієте, що не можете дату ґрунтовну відповідь за цей час, повідомте адресанту про те, що отримали листа і працюєте над ним. Зазначте, через який час (хоча б приблизно) зможете відповісти. Це, звичайно, не впливає на ефективність ваших листів, але дуже впливає на вашу репутацію як працівника чи виконавця замовлення, та і просто як людини.

9)   Перечитайте та ще раз обдумайте написане.

Так ви зможете знайти машинальні помилки (в тому числі, які онлайн-сервіс міг пропустити, бо машини теж не все розуміють), а також поглянути на лист іншими очима. Можливо, десь ви на емоціях переборщили з тоном чи дуже розмито описали якусь ідею. Лист вийшов довгим? Намагайтеся знайти спосіб дещо скоротити його. До речі, якщо надсилання повідомлення не є терміновим, але є важливим, краще буде відкласти перечитування на годинку-дві: ви можете побачити те, чого раніше не помітили б «замиленим» оком.

І пам’ятайте, що листування – це також спілкування, і знати та слідувати етикету часом навіть важливіше, ніж знати та слідувати правилам граматики. Адже це один із способів показати повагу до свого співрозмовника і свій професіоналізм. А в умовах віддаленої роботи листування також може бути єдиним способом переговорів.

Зовсім скоро ми розглянемо інші види онлайн-спілкування та правила поведінки в їх умовах. Слідкуйте за нашими новинами!

Дізнатись більше про віддалену роботу можна у нас на каналі: http://t.me/remote_work_ua