Кожного дня знаходиться хоча б одна справа, яку ще треба зробити, але сил на неї вже немає. Або таких справ багато, зараз всього лиш ранок, але ви вже не можете себе змусити ні за що взятися. Або ніби увесь день щось робиш, ні на секундочку не дозволяєш собі відволіктися, а до найважливішої чи найбільшої справи ще й не брався. Знайомо? Якщо це про вас, продовжуйте читати і дізнайтеся, як нарешті почати все встигати і при цьому залишати час на відпочинок.

Як успішно виконувати велику кількість задач чи просто долати свої лінощі – питання зовсім не нове: воно цікавило людей ще задовго до цифрової ери, в яку все відбувається швидко. Пам’ятаєте відому історію про Цезаря, що брався за сім справ одночасно? Ми думаємо, це від недостачі часу, а не від того, що йому так подобалося. До речі, якщо ви самі хоч раз пробували водночас братися за кілька справ, то мабуть помітили, як важко хоча б одну довести до кінця якісно. Отож наша рекомендація №1: старайтеся все-таки в кожний окремий відрізок часу працювати тільки над одним завданням. А от як вибрати його з тієї страшної купи, яку ви вже собі придумали, зараз розберемося.

Перш за все, спробуйте на початку дня або ввечері напередодні записати всі-всі завдання, якими треба зайнятися цього дня. Не думайте про те, з чого почати і чим закінчити; на цьому етапі головне – нічого не забути.

Наступним кроком буде розподілити ці завдання по важливості та терміновості.

Тут є декілька способів:

1) Матриця Ейзенхауера. Мабуть, чи не найвідоміша усім тим, хто хоч раз цікавився цією темою. Принцип матриці досить простий: будь яке завдання може бути важливим або неважливим, терміновим або нетерміновим. Так от, нам треба зобразити розподілення на:

–      Важливе і термінове;

–      Важливе і нетермінове;

–      Неважливе і термінове;

–      Неважливе і нетермінове.

Наші завдання, як ви зрозуміли, розміщуємо під цими заголовками. До речі, сьогодні ви можете спокійно використовувати різні сервіси для організації такого розподілу, один з них – Trello. Можна ж користуватися і звичайним паперовим нотатником чи програмами типу Word або Excel на комп’ютері, кому що зручніше. Якщо у вас виникають складності з визначенням, які справи дійсно потребують нагального виконання і помітки «важливо», спробуйте уявити результат від їх невиконання: все здається катастрофою – це точно важливо і терміново; у світі, та й у вашому житті, майже нічого не зміниться – навряд чи важливо, мабуть, ще й не терміново.

Що робимо далі?

Важливі і термінові завдання маємо запланувати для виконання в першу чергу (відразу як прокинулися або ж у точний час, якщо це, скажімо, зустріч). Таким завданням приділяємо найбільше уваги. Запам’ятайте: якщо певний час у вас буде багато завдань першого пріоритету, для них теж доведеться назначати свої пріоритети. Таке буває, коли довго щось відкладаєш, але це поступово зміниться. Можливо, вам доведеться якісь із цих завдань перенести на інший день (для чого і потрібні пріоритети), тому що встигнути виконати багато об’ємних завдань за день зазвичай просто неможливо. Спробуйте спокійно це сприйняти, не панікуйте.

Важливі але нетермінові завдання: треба буде визначитися, коли їх виконувати. Добре, якщо встигнете сьогодні. Але якщо у вас ситуація як вище (коли все «горить»), будьте готові пожертвувати саме цим пунктом в першу чергу, на користь більш термінового.

Неважливі термінові справи делегуємо, тобто передаємо колегам чи іншим членам сім’ї. Навіть якщо просити важко – намагайтеся. Інакше ви і не матимете на них часу, і будете відчувати постійно вину за те, що не можете за них взятися. Пам’ятайте, здоров’я – важливіше.

Неважливі і нетермінові. Тут усе просто, хоч і звучить страшно: сміливо видаляйте їх зі свого списку. Адже це ті самі задачі, від виконання яких у вас, чи навіть у інших, майже нічого не зміниться, то навіщо витрачати на них свої зусилля? Звичайно, якщо вільного часу купа, то можна і їх залишити, але ви навряд чи читали би цю статтю, якби у вас не було проблем з часом.

2) Метод Браяна Трейсі говорить: якщо вам потрібно з’їсти двох жаб, почніть з найпотворнішої. Здається, він натякає на вислів Марка Твена: «Якщо зранку з’їсти жабу, то решта дня пройде чудово, адже найгірше вже позаду». В даному випадку говориться про те, що найчастіше об’ємні, однак важливі завдання здаються нам неймовірно страшними, і ми відкладаємо їх у найдовший ящик. Але якщо справа важлива, все одно прийде день, коли доведеться цю потворну жабу з’їсти; тож навіщо чекати? Просто уявіть: як тільки розберетеся з цим завданням, вам залишаться тільки ті, які точно будуть приємнішими за нього. А ще практика показує, що зазвичай жаба не така вже й страшна, а інколи ще й проковтнути її легше і швидше, ніж здавалося. Ми вам бажаємо мати якомога менше таких жаб і насолоджуватися виконанням навіть складних завдань. Але якщо раптом вони з’являться – ви знаєте, що робити.

Цей метод можна спокійно поєднувати з матрицею Ейзенхауера, адже він більше пов’язаний з емоціями від завдань, а пріоритет ви уже визначили.

3) Метод «найпростішої системи продуктивності» за книгою «Дзен-система продуктивності» Лео Бабаути взагалі говорить, що з того списку, який ми з вами складали на початку, щодня варто просто вибирати по три справді важливі справи – і цього буде достатньо, щоб поступово виконати все. В принципі, звучить досить просто і логічно. Головне тут не забувати про об’єм таких справ і враховувати, що навіть три важливих завдання можуть розтягнутися на довгі години. Тож, обов’язково, враховуйте це під час планування.

Якщо ви раптом визначилися, що простого записника чи документу вам недостатньо навіть для створення списку, радимо спробувати такі сервіси як Asana і Todoist. В обох є можливість назначати також пріоритет завдань, додавати якісь деталі або під-завдання, але формат у програм дещо різний. Тож можете протестувати обидві, щоб визначитися, яка більше подобається, чи використовувати їх по черзі для різних цілей.

Від себе бажаємо почати встигати приділяти час усім робочим моментам, сімейному дозвіллю і, звичайно ж, власному відпочинку.

Більше про лайфхаки віддаленої роботи та продуктивності на нашому каналі: http://t.me/remote_work_ua