З підйомом цифрового світу правила гри змінюються всюди. В організаціях виникає потреба у віддалених працівниках і в тих, хто може перетворити окремих працівників на команду. На поле виходять безстрашні менеджери та куратори, до яких тепер головна вимога – відчувати себе в новому світі як риба у воді, та навчати цьому інших. Якщо ви один з таких сміливців – вітаємо! Перед вами стоїть складна, але надзвичайно цікава задача, навіть виклик, якщо бажаєте. Саме для вас ми зібрали досвід тих, хто вже давно працює в цифровій реальності.

В першу чергу поговоримо про складнощі, з якими ви можете зіткнутися на своєму шляху. Для менеджера віддаленої команди це:

–  Пошук правильних людей на посаду;

–  Відсутність чітких ролей та окреслених завдань для кожного;

–  Складання графіків з урахуванням індивідуальних особливостей;

–  Проблема правильної передачі інформації;

–  Відсутність хороших технічних засобів для спілкування;

–  Повага часу інших колег;

–  Складнощі з урахуванням робочого часу;

–  Відчуття єдності команди та важливості свого внеску в спільний здобуток.

В своїй серії статей ми спробуємо знайти якомога більше секретів з вирішення цих проблем. Зараз давайте обдумаємо головні кроки з побудови команди і так званого «встановлення правил взаємодії».

1.     Заохочуйте прозорість.

Ви для своїх підлеглих – керівник і лідер, тому на вас дивитимуться, як на приклад. Ви маєте вести і надихати на той результат, який хочете отримати. Не можна чекати відкритості та обміну думками на зустрічах чи в листуванні, якщо ви самі поводитесь по-іншому. Будьте щирими і прозорими. Розкажіть вашій команді більше про бізнес, в якому ви всі працюєте, станьте провідником між вищим керівництвом та своїми працівниками; транслюйте та пояснюйте головну місію компанії. Працівники мають знати, чого від них очікують, який внесок роблять особисто вони та як працює організація в цілому. Також підтримуйте бесіди про особисті справи, дозвольте собі трохи зблизитися. Ви не можете бути фізично присутніми в одному місці, через що налагодити зв’язок дещо складніше, а тому більш дружні розмови допоможуть «розбити лід».

2.    Проводьте регулярні зібрання.

Це один з інструментів, що допоможе відчути роботу «поруч» з людьми, замість постійної зосередженості лише на технічних засобах. Якщо працюєте з різними часовими поясами, організація дзвінка може бути дещо складнішою, але досягнути компромісу цілком реально. Тут буде знову ж таки добре показати приклад – що ви готові «посунутися» по часу, – і більшість працівників також охочіше йтимуть на поступки. Найкраще домовитися саме про регулярні зустрічі, які будуть в розпорядку незалежно від інших змін: така стабільність може бути заспокійливою. Намагайтеся також за можливості вмикати відео, щоб залучати хоч якісь невербальні засоби спілкування. Наша порада – збирайтеся щотижня або частіше. Проводити такі конференц-коли рідше може бути небезпечно: ви можете втратити ту емоційну єдність, до якої так важко йшли. Ще один важливий момент: зустріч має бути не дуже формальною. Звичайно, ви можете вирішити ділові питання, але постарайтеся встановити більш дружню атмосферу та обговорити якісь спільні досягнення, складнощі; запитуйте своїх підопічних про їх справи та заохочуйте розмови про те, що їх хвилює. Допоможіть їм зрозуміти, що вони – не одинокі, вони є частиною команди. Адже найбільшою причиною емоційного вигорання віддаленого працівника є соціальна дистанція зі своїм колективом. І це та проблема, яку кожен окремо подолати не зможе.

3.    Організуйте спільну роботу.

У будь-якому колективі важливо мати певні правила взаємодії, це спрощує процеси і знімає більшість питань до їх виникнення. Для дистанційної роботи інструкції та домовленості ще важливіші, частково тому, що завжди хтось чогось не зрозуміє, не стане писати і зробить по-своєму. Почати можна зі структурування усієї необхідної для роботи інформації (джерела, правила, контакти) та додавання її на певний доступний всім ресурс (наприклад, Notion або різні хмарні сховища). Другим кроком буде домовленість про спосіб спілкування для кожної з цілей. Скажімо, пошта для всіх ділових питань, Zoom для щотижневих зібрань, чат месенджера для неформального спілкування. Це допоможе підтримувати порядок та відповідну атмосферу в кожному місці, щоб адекватно спілкуватися як щодо бізнесу, так і щодо неробочих питань. Доречно буде окремо мати місце, куди писатимуть тільки по надзвичайно терміновим питанням: це дасть вам можливість реагувати на будь-який форс-мажор якнайшвидше.

4.    Використовуйте трекери для робочого .

Дуже важливий інструмент, адже завдяки йому ви зможете правильно враховувати час, підвищувати ефективність роботи, встановлювати правильні цілі, розуміти зайнятість кожного члена команди. Обов’язково презентуйте програму своїм колегам та покажіть її переваги; має бути зрозумілим, що через неї ви не тільки контролюєте колектив, але й уникаєте помилок – наприклад, з нарахуванням зарплатні. Навчіть усіх правильно користуватися інструментом, щоб завдяки ньому працівники і самі могли зайнятися тайм-менеджментом та відчути контроль над робочим процесом. Для новачків це буде справжнім відкриттям, і навчить їх керувати часом.

5.    Поставте перед собою ціль створити сильну корпоративну культуру.

Запроваджуйте власні правила спілкування, щоб робота з вами була не тільки продуктивною, але і приємною. Інколи звичайної ввічливості достатньо для зміни настрою, тож не забувайте вітатися та цікавитися справами ваших підопічних. Будьте уважними до них, як до своїх дітей, бо вони в певному сенсі і є ваші діти. Говоріть про їх здобутки, якомога більше – разом із іншими. Ми всі любимо, коли нас хвалять, і відчуваємо особливе тепло від заслуженої похвали перед колективом, тому зробіть це традицією. А от будь-яку критику говоріть тільки наодинці: навіть незначне негативне зауваження може глибоко засісти в серці, і воно там сидітиме тим довше, чим більше людей спостерігали за неприємним інцидентом. Про це детальніше в одній з наступних статей. Щодо традицій в компанії: обов’язково поговоріть з керівництвом про можливість влаштовувати щорічні «ретріти» або зустрічі на нейтральній території – звичайно, компанія має виділити на це кошти. Бо якщо в «офісному» колективі у вас може бути хоча б корпоратив, то у віддаленому зібратися разом, та ще й з різних міст, надзвичайно складно. А от про святкування усіляких Нових Років чи Днів Народження теж пам’ятати потрібно: знайдіть спосіб як відмічати такі події, хоча б надсилаючи одне одному приємні повідомлення. Будь-який інший приємний креатив зазвичай стає теж досить популярним.

Як доводить практика, слідувати таким порадам – це однозначно зблизитися, а в такому разі більшість інших проблем колективу вирішувати вже набагато легше. Що ще можна змінити в своїй роботі, щоб команда працювала ефективно?

Слідкуйте за нашими новинами, і ми зовсім скоро поділимося іншими секретами!